Cuando realizamos eventos es importante no improvisar, esto puede causar problemas en el evento ya que no tenemos contemplados todos los factores de los que se va a realizar
Cierto es que en todos los eventos existen imprevistos, pero cuanto más controlados estén, y contemos con planes de contingencias, mejor será el resultado final.
Una escaleta es una lista de las escenas o secuencias que reflejan de forma gráfica la agenda y el guion del evento.
En un evento ya sea virtual o no, ocurren muchas situaciones al mismo tiempo o paralelas las cuales necesitan un organización y tiempo especificos para ser realizadas y que ninguna se descuedre de las demás escenas.
Aunque un software para eventos virtuales simplifique la gestión y organización de un evento, siempre es recomendable crear la escaleta del evento virtual y realizar una reunión previa al evento con todos los miembros del equipo en la que hacer un repaso de todos los puntos o transiciones de la escaleta, resolviendo posibles dudas.
¿Cómo crear la escaleta de un evento virtual u online?
EL GUION
El primer paso antes de elaborar la escaleta es escribir un guion que refleje qué es lo queremos que suceda en el evento paso a paso, esto significa que así como en un evento presencial hay que organizar cada suceso en forma cronológica y hay que mantener informadas a cada una de las personas que tendrá participación.
En eventos más pequeños, por ejemplo, un webinar realizado, solo será necesario plasmar la agenda del evento, con anotaciones de si el ponente lleva una presentación de powerpoint y en qué momento se deben lanzar los videos si los hubiera.
El contar con un buen guion detallado, nos ayudará mucho luego para crear la escaleta.
LA ESCALETA
Vamos a definir los elementos esenciales que se deben incluir en una escaleta para la realización de un evento virtual.
Pongamos un ejemplo: un evento con un horario de 10 a 14 horas.
09:30 Pre-emisión (Carta de ajuste)
10:00 Pantalla de Inicio
10:01 Video a apertura
10:05 BLOQUE 1
Ponencia 1
Ponencia 2
Ponencia 3
Preguntas a los 3 Ponentes
11:00 Pausa – Video publicitario (facilita el cambio de bloque)
11:05 BLOQUE 2
Ponencia 4
Ponencia 5
Ponencia 6
Preguntas a los 3 Ponentes
12:00 Descanso (Videos / Cartela descanso)
12:30 BLOQUE 3
Coloquio entre 6 ponentes
14:00 Despedida y cierre
PRE-EMISIÓN
Al igual que en un evento físico, en un evento virtual tenemos un tiempo antes de que comience el evento, en el que el público entra al auditorio, y escucha música y ve imagen o videos en la pantalla del escenario.
Lo mismo haremos en el evento virtual solo que esta sección no dura tanto como la entrada a un teatro, un tiempo corto para estar todos listos y permitir que la mayor cantidad de personas se conecte, es más que suficiente.
Se puede aprovechar esta parte del evento para emitir videos publicitarios. Se puede incluir un anuncio en la parte de abajo que indique a qué hora dará comienzo el evento, aunque no lo consideramos imprescindible ya que el público que se ha interesado por nuestro evento ya sabe la hora de emisión.
PANTALLA DE INICIO
Para avisar al público que va a comenzar el evento, es necesario tener algún elemento gráfico que lo indique. Si este recurso además tiene alguna música, atraeremos la atención de los espectadores. Un simple video con la carátula del evento y una música podría ser suficiente.
Hay que tener en cuenta que hay servicios de Live Streming que controlan la propiedad intelectual de las músicas, como es el caso de Youtube. Si no contamos con licencia de una música, es mejor usar músicas libres de derechos, o con licencia Creative Commons, porque si no, se podría bloquear la cuenta del propietario del streaming por uso indebido.
BLOQUES DE CONTENIDO
Debemos tener en cuenta que en un evento 100% virtual, donde los ponentes están conectados por una aplicación de video conferencia con el sistema de realización, no contamos con un escenario o un auditorio del que podamos tener planos generales como recursos mientras que hay cambio de ponente, o entre partes de un evento, o simplemente mientras que el realizador está incluyendo a nuevos ponentes que se han incorporado tarde, o no estaba desde el principio en la sala de video conferencia. Por esto, a la hora de empezar a plasmar el guion en una escaleta, lo más importante es definir bloques.
PAUSAS ENTRE BLOQUES
En un evento virtual que dure más de 1 hora, es muy complicado conseguir que un espectador esté conectado durante todo el evento. Lo habitual es que se conecte a las ponencias que sean de su interés, o a los bloques de contenido.
Debemos preparar contenido para ese tipo de casos, siguiendo el diseño del evento.
Entonces para una buena escaleta siempre debes tener contemplados todos los casos posibles al momento del show y tener posibles soluciones, así como guías para cada sección del evento precisamente para evitar algún fallo dentro del mismo, todo indicado en la Escaleta que cada participante tendrá.
