Cómo usar Google Suite en beneficio de tu iglesia

En general cuando escuchamos hablar de Google Suite (el conjunto de herramientas y aplicaciones que la empresa Google nos ofrece), de inmediato pensamos en una empresa o negocio, ya que eso nos han hecho pensar debido a que el principal objetivo de Google son los negocios, pero creo no nos ponemos a pensar en que la mayor parte de las aplicaciones y herramientas que Google Suite puede ofrecer son completamente compatibles con el trabajo realizado por las iglesias cada semana.

Las iglesias utilizan páginas de Word, Excel, Power Point y muchas otras aplicaciones que generalmente en Windows tienen un costo, pero Google las ofrece de forma gratuita con solo abrir un correo electrónico Gmail.

Habiendo dicho esto, Google Suite es altamente recomendable para las iglesias ya que nos permiten tener nuestros correos electrónicos en Gmail enlazados al dominio de la iglesia, y esto es realmente económico o gratuito gracias a la opción de organizaciones sin fines de lucro que nos puede dar una gran ventaja para las iglesias.

Google Suite es una plataforma muy completa la cual tiene incluidas muchas funcionalidades:

• 30 GB de almacenamiento de archivos en la nube por usuario.
• Acceso a través de dispositivos que incluyen computadoras, teléfonos y tabletas.
• Drive: esto sirve para organizar y compartir archivos entre el personal y los voluntarios.
• Gmail: correo electrónico que utiliza el dominio de tu iglesia.
• Hojas de Cálculo: hojas de cálculo similares a Microsoft Excel o Números de Apple.
• Formularios: formularios personalizables que puedes utilizar para crear encuestas y cuestionarios.
• Diapositivas: aplicación de presentación similar a Microsoft PowerPoint o Keynote de Apple.
• Calendario: calendarios que puedes compartir con todo el equipo y usar para programar reuniones, ensayos, juntas, etc.
• Google Keep: una herramienta de notas donde puedes crear, acceder y editar listas de tareas, notas para compra o venta, fotos, audio y dibujos.
• Sitios: una herramienta para crear sitios web para un equipo (posiblemente específico para un próximo evento o proyecto)
• Hangouts Chat: Equipo de mensajería instantánea (chat).
• Hangouts Meet: Capacidad de video llamada.

Con tantas herramientas disponibles, es fácil ver cómo Google Suite podría ser una excelente opción para la organización en tu iglesia.

Beneficios principales que podemos tener con Google Suite:

1.- Tenemos una mejor comunicación para trabajar.

Uno de los problemas principales al momento de trabajar en equipo es la distribución de la información, material, y documentos actualizados, ya que en ocasiones era muy difícil saber quién fue la última persona que hizo una modificación.

Con Google Suite podemos cambiar esa perspectiva ya que todos los cambios efectuados pueden ser realizados en tiempo real, al tener todo almacenado en la nube puedes tener acceso a la información en todo momento así como toda persona involucrada en los servicios.

Esto facilita mucho la inclusión de voluntarios en la planificación de eventos u otros esfuerzos de coordinación. Puedes compartir archivos y mantener a todos los integrantes del equipo de planificación al día con la última versión de los archivos creados para el evento. Múltiples personas pueden tener un documento u hoja de cálculo abierta al mismo tiempo y pueden hacer cambios simultáneamente.

Gracias a que Google Calendar también se incluye con G-Suite, contamos con un calendario central que puede programar reuniones con el personal y los voluntarios, ver cuándo otro miembro del personal está disponible para reunirse, incluir todos los eventos de la iglesia para que todos estén al tanto de lo que se avecina y más.

Si deseas utilizar formularios en línea, Google Forms es otro elemento que se incluye con G-Suite. Puedes crear formularios para suscripciones de voluntarios, recopilar información de líderes de grupos pequeños u otra información que necesites recopilar.

2.- Reducción de Gastos (servicio para organizaciones sin fines de lucro)

Tocamos este tema al principio del post. Sin duda es genial que en Google Suite para este tipo de cuentas el alojamiento de correo electrónico con nuestro dominio (Ej: contacto@iglesiacristiana.com) ya viene incluido en el servicio más todos los servicios que ya hablamos anteriormente. Esto nos genera un ahorro muy grande en nuestros gastos mensuales y de seguridad.

Esto le ahorra dinero a la iglesia en servidores o almacenamiento en la nube y además reduce la dependencia del soporte técnico para mantener esos servicios.

3.- Google Suite para organizaciones sin fines de Lucro es gratis

Esto más que un punto de beneficios de Google Suite es una pequeña guía para saber como es el trámite que se debe realizar, si bien los precios de Google Suite son bastante razonables ($5.00 USD cinco dólares por usuario cada mes), el programa Google Suite para organizaciones sin fines de lucro ofrece una etiqueta de precio de $0.00 USD (cero dólares). Sin embargo, la cuenta tendrá que pasar por un proceso de solicitud para beneficiarse de esta oferta. A continuación te digo los pasos a seguir:

Paso 1: Su iglesia deberá cumplir con los requisitos de elegibilidad de Google.

Ten en cuenta que algunos tipos de organizaciones no cumplen con los requisitos y por lo tanto no se verificarán. Por eso, confirma lo siguiente sobre tu organización (iglesia):

• No es una organización ni entidad gubernamental.
• No de trata de un hospital ni una organización de atención médica.
• No es una escuela, una institución académica ni una universidad (Google for Education ofrece un programa distinto para escuelas).

Paso 2: Completa la aplicación en línea.

Una vez que estés seguro de que su iglesia cumple con estos requisitos de elegibilidad, deberás ir a Google para organizaciones sin fines de lucro ,  hacer clic en “Comenzar” y seguir las instrucciones para completar la solicitud.

Finalmente, Google Suite para organizaciones sin fines de lucro incluye la herramienta de impacto social de YouTube. Puedes crear un canal de YouTube para tu iglesia y subir videos de inmediato. Esto incluye la capacidad de crear tarjetas de donación que los espectadores pueden usar para hacer donaciones especiales a tu iglesia directamente desde los videos de YouTube. También puedes incluir una tarjeta de “Enlace a cualquier lugar” que incluya una URL para una página de destino de campaña.

Google Suite incluye una amplia variedad de herramientas que pueden aumentar considerablemente la eficiencia en tu iglesia al mismo tiempo que le ahorra dinero. A medida que tu iglesia crezca, puedes agregar usuarios, facilitar una mejor comunicación y colaboración entre el personal y los voluntarios, y reducir la dependencia en el soporte técnico.

Ya sea que solicites Google Suite para organizaciones sin fines de lucro o decidas pagar por un plan de Google Suite, esta es una herramienta que vale la pena considerar para facilitar los aspectos de administración, colaboración y organización en tu iglesia.

Espero que ésta información haya sido de mucha utilidad para ti, no olvides dejar un comentario y compartirlo con alguien a quien también le pueda utilizar.

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